Office Manager

En Nova nos encontramos en la búsqueda de un/a Office Manager con sólida experiencia en gestión administrativa, coordinación operativa y soporte a Dirección, para asegurar el funcionamiento eficiente de la oficina y contribuir activamente a los objetivos estratégicos de la empresa.

Objetivo de la posición:

Coordinar y supervisar los recursos, procesos administrativos y necesidades operativas de la empresa, brindando soporte ejecutivo a la Dirección y asegurando un entorno de trabajo ordenado, eficiente y alineado con la cultura organizacional.

Principales responsabilidades:

Soporte a Dirección y gestión ejecutiva

• Brindar asistencia directa a la Dirección en temas administrativos, logísticos y de agenda.

• Organizar reuniones, viajes, eventos institucionales y presentaciones ejecutivas.

• Coordinar el seguimiento de compromisos, tareas transversales y actividades clave del equipo de dirección.

Gestión administrativa general

• Supervisar el cumplimiento de procesos internos: documentación, archivo, logística, reportes.

• Atención telefónica y recepción de visitas.

• Coordinar agendas, salas y espacios de trabajo.

• Apoyar en la elaboración de reportes e informes para la Dirección.

Soporte operativo y gestión de proveedores

• Coordinar compras de insumos, servicios generales y necesidades del equipo.

• Mantener relación con proveedores (limpieza, seguridad, mantenimiento, etc.).

• Articular con áreas como RRHH, contabilidad, técnica, entre otras.

Gestión del espacio físico

• Supervisar el estado de las instalaciones y condiciones del lugar de trabajo.

• Asegurar cumplimiento de normas de orden, seguridad y convivencia.

Clima laboral y comunicación interna

• Ser punto de contacto ante consultas cotidianas del equipo.

• Colaborar en acciones de bienestar, aniversarios, celebraciones y actividades internas.

Requisitos de la posición:

• Formación técnica o universitaria en Administración, Secretariado Ejecutivo o carreras afines.

• Experiencia mínima de 2 años en roles similares de coordinación administrativa y/o soporte ejecutivo.

• Manejo avanzado de Paquete Office y herramientas digitales.

• Habilidades de comunicación efectiva y capacidad para interactuar con diversos interlocutores, tanto internos como externos.

• Capacidad de organización y planificación, proactividad, autonomía, habilidades para la resolución de problemas y capacidad de adaptación.

Posición en la estructura:

El/la Office Manager reportará directamente a la Dirección General y tendrá un rol transversal, interactuando con todas las áreas de la organización.